Lorsqu’il s’agit de permettre aux collaborateurs de pouvoir payer avec les moyens de l’entreprise, chaque société se retrouve face à un questionnement voir à un écueil.
Comment assurer l’autonomie et la flexibilité tout en assurant le contrôle et le suivi des dépenses ?
Quel que soit le service auquel vos collaborateurs doivent avoir accès il s’agit de savoir :
Ce besoin est-il récurrent ?
Lorsque la dépense nécessaire est exceptionnelle, il est possible de demander un effort ponctuel à l’entreprise. Elle passe par le service ou la personne responsable des achats afin d’assurer le paiement quand cela est possible : pour un achat en ligne par exemple.
Dès lors qu’une dépense devient régulière, une procédure doit obligatoirement être décidée et mise en place par l’entreprise.
Différentes solutions peuvent voir le jour :
Il est possible de mettre en œuvre un système d’avance de frais avec tickets. Cette solution apporte de la flexibilité et permet aux collaborateurs de garder leur autonomie. En revanche, elle leur demande un effort financier et administratif conséquent. C’est pourquoi, pour plus de confort comptable, on peut demander aux salariés d’ouvrir un compte à débit différé, permettant le remboursement des frais par l’employeur, avant leur prélèvement sur le compte en banque.
Il est également possible de proposer une carte d’entreprise. Cette solution présente tous les avantages pour les employés mais donne en contrepartie un accès direct aux comptes de la société. Elle retarde également le contrôle des dépenses effectuées par les salariés.
Vient alors la question :
Combien de personnes pourraient en avoir besoin ?
Il est important de bien évaluer le nombre de personnes ayant besoin d’avoir accès à un moyen de paiement dans l’entreprise.
En effet, à partir du moment où plus de deux employés doivent avoir une carte d’entreprise pour faire face aux dépenses, cette solution ne peut plus être privilégiée car le travail de contrôle et de suivi devient une charge trop importante pour le comptable.
Lorsque l’on a besoin d’un moyen de paiement pour un plus grand nombre de personnes, il existe plusieurs autres solutions proposées par votre banque ou par des entités tierces :
Ces solutions sont performantes. Elles demandent cependant bien souvent un accompagnement supplémentaire au niveau de la gestion.
Celui-ci se présente sous la forme d’un logiciel de comptabilité capable de classifier et de remonter l’ensemble des dépenses liées aux cartes, au comptable. Il faut également prendre en compte le coût des frais de gestion supplémentaires liés à la banque ou aux entreprises tierces qui mettent en place le service. Ces solutions peuvent donc amener un surcoût non négligeable pour l’entreprise. C’est pourquoi elles ne sont pas recommandées pour les structures de petite taille.
Peut-on anticiper le montant de la dépense ?
La maitrise des coûts étant au cœur de toutes les stratégies d’entreprise dès lors que certaines dépenses deviennent régulières la question de leur réduction est posée. L’abonnement est la troisième solution proposée aux sociétés pour avoir une visibilité totale sur leur frais.
Il propose le plus souvent une réduction de la dépense globale et un prix fixe, connu à l’avance. Les achats sont faits par une seule personne au sein de l’entreprise et les conditions de l’abonnement sont communiquées à tous pour une meilleure utilisation. Il peut s’agir de création de comptes propres à chaque collaborateur, qui aura ainsi une visibilité sur ses droits.
Face à ces problématiques récurrentes chez nos clients, KAOA a dû s’adapter et proposer la solution la plus avantageuse.
C’est pourquoi la nouvelle version de notre plateforme intègre notre monnaie, les Items, et un nouveau système d’abonnement.
Les Items sont une monnaie dans le sens où ils permettent d’acheter des prestations et sont dans un porte-monnaie utilisable par d’autres comptes, que l’on appellera des comptes-fils. Ainsi le problème du moyen de paiement n’intervient qu’une seule fois mais nos prestations peuvent être commandées en plusieurs fois et par plusieurs personnes.
Depuis le 13 septembre 2021 la nouvelle version du site KAOA c’est :
• Les Items, notre monnaie virtuelle, grâce à laquelle vous pourrez acheter toutes les prestations disponibles sur KAOA. Plus besoin de payer à chaque commande !
• L’abonnement Macao mensuel ou annuel avec un porte-monnaie variable et adapté à chaque besoin incontournable pour une meilleure visibilité de son budget.
• L’abonnement sur mesure Jaco, à définir avec notre équipe pour une prestation personnalisée.
• Les comptes-fils, pour partager une session avec d’autres collaborateurs. Plus besoin que chaque chargé d’affaire sorte une carte de crédit ! Un seul acheteur par société peut créer un compte principal et affecter des comptes fils.
• Et toujours une quantité grandissante de services dans de multiples domaines qui ne demandent qu’à s’étoffer avec vos besoins.
Bonne visite sur notre nouveau site !
